word技巧“邮件合并”：[1]模板生成批量信函

日常工作中，常常会碰上给很多客@户发信函的情苄念上妒况，用的模板一样，只是客@户名称和相对应的信息不同。如果数量有30份，要手动写30份信件非常的麻烦且容易出错。不用担心，我们可以弋讥孜求使用office办公软件word文档中的“邮件合并”选项进行快速简单，出错率低的邮件自动生成。下面以百货公司给30位客@户发送信件为例：该百货公司在年底向客@户发送信件，告知客@户其剩余积分及可抵用的金额。目前该百货公司有一份这30位客@户的信息汇总表excel版本。

工具/原料

word文件

存储数据的excel表

方法/步骤

1、请打开信息表Excel表，如图，如果没有标号，请您按顺序进行编号，方便我们记录及查错。

2、打开word文档信件模板，如果没有模板，自己现场撰写一份，如图：有下划线的地方为我们需要录入的信息。

3、现螅岔出礤在开始进行信函的编辑：点击“邮件”选项，选择“开始邮件合并”，在下拉菜单中选择“邮件合并步骤向导”，于是文档右边会出现一个框

4、在右边的框中选择“信函”，点击“下一步”

5、选择”使用当前文档“，如果希望使用其他模板或文档，请选择其他选项；点击”下一步“

6、点击“浏览”，在弹出来的对话框中找到我们存放信息的excel表，并单击打开

7、在弹出来的对话框中选择存放信息的工作表，本例子中选择第一个工作表，点”确定“

8、在弹出来的新对话框中我们可以看到数据信息，如果其中有不需要的信息，请点击删除“√”，信息确认无误请点击确定

9、右边的框中点击“下一步：撰写信函”；将光标点击停放在称呼前面的下划线上面，点击右边的“更多选项”

10、在弹出的对话框中选择“客户名”，点“插入”，于是，下划线上面出现了《客户名》文字，点击“×”，关闭对话框

11、将光标放在积分的下划线上，同上一步骤插入“积分”，关闭对话框

12、将光标放在可抵扣金额处，同上一步骤插入“可抵扣金额”，关闭对话框。

13、接着我们需要增加多一步：因为金额是有2位小数擢爻充种的，如果不进行设置系统会默认展现为字符串，生成的邮件后面是一串剞麽苍足数字，不会是保留小数点的样子（大家不妨省略该步骤试一试）将光标移到“可抵扣金额”处，点击鼠标右键，在下拉框中选择“切换域代码”

14、下划线上面的文字变为如图所示；在｝前面输入字符串如下图

15、点鼠标右键，选择“更新域”；那么关于“可抵扣金额”的插入完成

16、我们再参考上面步骤，在文档左下角插入"序号"。所有信息输入完毕；在右边的框中点击“下一步：预览信函“，如图

17、点击“下一步：完成合敛财醣沁并”，如图：选择“编辑单个信函”，在弹出的对话框中选择“全部”，您也可以按照需要自行填入需要记录。点击“确定”

18、于是生成30份按照模板撰写的信函，图中圈的地方为我们输入的数据。您可以随意抽选其中几份信件，根倌栗受绽据其序号核对excel表中的信息，无误的话那么所有的信函应该都是无误的。是不是很简单呢？