在处理文字工作时能做擢爻充种的四件事。
1.扔掉。不论在家或在办公室,时间管理最好鹚兢尖睁的工具之一就是垃圾桶。阅读时最节省时间的办法就是扔掉它,根本不去读。这些适用于垃圾邮件、不感兴趣的商业广告、传单,或者其他一切与你目标无关的东西。
用垃圾桶来处理那些被搁置了数月的阅读材料。问问自己:“如果我不看这些东西,是否会有消极后果?”如果答案是否定的,就尽快扔掉它。你也可以问问自己:“如果我需要这些信息,是否也可以通过其他途径获得?”如果答案是肯定的,也把它扔掉。
我保持工作环境整洁的原则是:只要不确定是有用的,就扔掉!
2.委派给别人。你可以求助或把任务委派给别人。当你拿起一份文件时,先想想看是否这应该是其他人的工作,是否别人可以做得比你更出色?对你而言,个人时间管理成功的要素之一就是把工作委派给其他任何可以完成它的人。这是使你获得更多的时间做更重要的工作的唯一方法。
3.行动起来。着手处理这些必须由你亲自处理的信件、提案、留言等文件。准备一个文件夹,在标签上写下“执行”一词。最好是能准备一个红色的文件夹,收录所有你要执行的项目,把它放在一个清晰可见的位置。
把这个执行文件夹放在触手可及的地方。当你想到需要做什么事的时候,就立刻把它放到执行文件夹中,留待稍后处理。如果是需要紧急处理的工作,就把文件夹放到一边当即开始做。
4.归档留待日后参考。你可以把这些文件存档,但是在存档之前,记住有80%的存档文件是以后不会再用到的。对归档文件的命名也是需要耗费精力的,所以在确定把某些文件放进档案之前,先问问自己:“如果我今后找不到这些文件了会怎么样?失去这些信息会有什么消极后果?”
如果答案是没有大碍,或者你可以从别处获取这些信息,那么就坚决地扔掉这些材料。保持办公桌整洁,同时也保持文档规整。
当我第一次用垃圾箱来清理多余的文件、出版物、阅读材料时,我觉得很艰难。但后来的经验告诉我,那些被我扔掉的东西里几乎没有是会再用到的。这种扔东西的习惯对我来说比把它们收拾、归类更能节省时间,这对其他人应该也是一样。
最重要的是,当你开始着手处理一些文件的时候,至少做一些事情,推动这项工作的进程。对时间最大的浪费行为之一就是不停地拿起同一份文件,读完又放下,然后一遍又一遍地重复。
当你完成某件事后,就把它收拾起来。完成你的交易,结束你的工作。训练自己专注于一件事,直到100%地完成。记住,以整洁的工作环境开始,以同样的环境结束。一项任务的完成会使人产生极大的心理满足感。你的大脑就以这种方式构造,当你完成一项工作时,不论大小,都会引起内啡肽的分泌。对你而言一项任务越是艰巨、重要,你就会越多地在完成时体验到快乐、愉悦的感觉。每次完成一项任务,你就希望继续去完成接下来的任务。很快,你就会发现自己产生了内在的驱动力来进行并完成越来越多的重要工作和职责。
养成有始有终的习惯,同时也鼓励别人坚持把一件事做完并整理工作环境。特别是要以身作则教育你的孩子做事要坚持到底,并在他们完成一些重要的事情时给予奖励。对人们来说,最难做的一件事就是养成有始有终并及时整理的习惯,但这也是对所有人而言受用终身的好习惯。
为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性,应该利用并练习五种时间管理的工具和技巧。每一条都需要你花时间去学习和掌握,但你会在今后的生产生活中获得更高效的回报。
正如歌德所说:“万事开头难。”好习惯在成为你生命的一部分之前都是很难形成的。然而一旦培养而成,它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯会服务于你今后的职业生涯。
1.使用时间规划工具。时间管理的首要工具就是你需要有一个包括你生活中需要计划和组织的一切事时间规划系统。最好的时间规划工具,不管是活页夹,还是电子文件夹都可以帮助你制订年计划、月计划、周计划以及每天的计划。一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表,你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。
这个时间规划系统的第二个部分是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。有了一个正确的系统,你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。
还有一个部分就是每日工作列表。这个列表是你最重要的计划工具。有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。
2.按照计划列表工作。每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。这是迄今为止发现的获得最大化生产率的最有力工具。
一个常常被各种琐事困扰或没有按时完成工作的低效执行者,要不就是没有为自己制订计划列表,要不就是有但没坚持执行。他们常常不愿意把东西写下来,结果就是发现自己被各种电话铃声、干扰、意料之外的紧急情况和邮件分散注意力。
在制订自己的每日计划时,你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。有一个法则是从开始制订计划的第一天起,你的效率就可以立刻提高25%。这意味着只要你在开始工作之前列一个简单的工作计划,就可以在一个八小时工作日中节省出来高产的两个小时。一个简单的列表,就可以比其他任何时间管理工具更快地从使你从杂乱变得有序。
如果你被太多的任务压得透不过气来,你可以通过写出当下必须要做的事来把你的清单整理有序。这种列出10个、20个甚至30个计划清单的方法使你能够掌控自己的时间和生活。你会立刻觉得轻松和自信,感到重新成为工作的主人。
当写下每日计划并开始工作时,不免会出现新的任务。电话需要回复,信件需要处理。但不管怎样,每做一件事之前都先把它写进你的列表里。
有时,一项任务出现时会显得很紧急,但一些看似会影响你其他事情的工作,一旦把它写在纸上,就会体现其真正的重要性。这些(看似紧急的)工作,当把它和其他任务同时写到清单上时,就显得不那么重要了。
3.根据优先次序整理你的列表。当你有了一张一日工作计划列表时,下一步就是按照优先次序来整理这份列表。我们会在第4章介绍决定工作优先顺序的不同方法。
一张整理过的列表,就是一张引导你以高效的状态工作的地图。它会告诉你,什么工作是必须要做的,什么工作更重要或不那么重要。你很快就会养成把计划列表看作一天工作蓝图的习惯。在把计划写下来并按照相对重要性整理之前,不要开始着手做事。
4.用你喜欢的时间管理系统。现如今,各种掌上电脑风靡市场,以电脑为依托的时间管理系统也各式各样。不管你做什么工作,从事哪个行业,你都可以利用下载的数字时间管理工具来帮助你规划生活的各个方面。你可以上传、下载、转存、合并、清除或分享你的信息和文件至全公司乃至整个世界。另外,还有很多时间管理系统提供各种形式的手写目标和计划制定方案。
我认为究竟采用何种时间管理系统或工具都无所谓,它们都很有效,都是经过专家的开发,包含几乎所有可以使生产率翻倍甚至多倍的方法。使用任何时间管理系统的最重要一点都是要持之以恒,直到它成为你的一种习惯,如同呼吸。想要掌握一个时间管理系统需要投入一些时间,一旦你学会了,就可以借助它的力量变得高效、多产。
5.建立一个45-文件体系。有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”,是一种可以帮助你计划安排日程,并回调未来24个月活动的备忘文件。它是这样设计的:
首先,准备一个可以容纳14个文件夹(共包含45份文档)的盒子。45份文档是这样分类的:将其中31份标上1～31的号码,代表一个月的1～31号;12份代表一年的1～12月;剩下的两份是为未来两年准备的。这是一种很实用的方法,你同样可以用你办公桌抽屉里的文件夹代替。
如果你有一项任务需要在六个月内完成,你就把它放到那个月份的文档中。每月初,就把这个月的任务计划全部取出,分别放入以1～31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档,并开始你一天的工作安排。
这个体系只需要几分钟的时间来建立,可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。它帮助你掌控时间,使未来的生活都能有条不紊地进行。