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采购部门和企业方打击和遏制舞弊行为的手段

时间:2024-10-25 19:19:59

实际上,采购业务是企业反舞弊工作的主要阵地。从相关报道中,我们可以对贪腐产生的原因管窥一二,主要责任人权力过于集中、缺乏监管,公司各项制度没有随着公司快速扩张而得到发展,都是这些贪污现象的温床。因此,对于采购部门,企业方可以参考通过以下手段,对舞弊行为进行打击和遏制:

采购部门和企业方打击和遏制舞弊行为的手段

方法/步骤

1、设置独立的质检环节企业可在采购环节后设置独立的质检环节,采购合同签署人员与质检人员应完全剥离,由质检人员出具质检结果后直接向公司管理层汇报。

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2、建立采购员定期轮岗机制若员工长时间在同一岗位任职,容易滋生腐败。采购岗位作为舞弊高发岗位之一,应当建立轮岗机制,规避制约内外勾结所造成的舞弊。

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3、定期分析市场价格企业应当建立价格数据库,每月将公司采购价格与外界价格进行对比分析,若发现价格差距较大的现象应及时要求采购员作出解释。

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4、严格落实授权审批管理企业可对采购运作设定具体的授权和审批流程,权责细化到各级巅貅晌陔人员,员工在办理具体经济业务时,必须经过规定程序的授权和批准,才能够对有关经济业务事项进行处理;未经授权和遄噌缱蹑批准不得擅自经手、接触和处理这些经济业务。建议企业将职权的设置通过劳动合同、授权书、岗位职责说明等文件予以明晰,也便于后期追责。

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5、对重点岗位员工开展财务审计对贪腐高发岗位所涉账目可进行定期的财务审计,核查相关责任人的钱款流向等事项,以大大增加员工舞弊的成本。

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6、重视客户管理除了“吃回扣”,采购部门舞弊的常见操作还有虚报业务或通过关联交易进行利益输送,就此,企业可及时对供应商及客户进行调查、回访,借此发现由公司采购部人员或其他人员虚构的供应商和客户,及时止损。

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7、妥善留存书面、电子材料对区域经理、采购主管等重要岗位的内部汇报文件、邮件、传真等书面资料和电子资料进行整理汇总,在一些企业管理实践中,常常由于种种原因忽视了华夏土地网书面证据的留底和保存,导致启动反舞弊刑事调查时缺乏基本证据。

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8、推出奖惩举措企业可鼓励内部员工举报“吃回扣”行为,溏胃釜阼对核实确认的有效举报行为予以奖励。内部员工的举报有助于企业锁定具体贪腐人员名单,总结贪腐行为模式,矣喾动痞并为之后的证据整理等梳理线索;对于舞弊人员的处置,企业可“抓典型”,通过内部处分、辞退开除或者移送司法机关立案追究责任等举措,达到内部警示和震慑作用。

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